صاحبان ایده و کسب و کار باید ابتدا تمپلیت فرم ایده نوآورانه و طرح کسب و کار و هم چنین فرم مشخصات همکاران را تکمیل کرده و فایل های خود را در فرآیند ارسال ایده ها آپلود نمایند. هنگام ارسال فایل توجه به نکات زیر الزامی است:
- فایلها در دو قالب word و Pdf ارسال شود.
- نام فایل ارسالی به اسم مسئول طرح باشد.
- فرم مشخصات همکاران، به امضای تمام همکاران رسیده باشد.
فرآیند داوری ایده ها:
بررسی ابتدایی دبیرخانه پس از بررسی فرم ها و احراز شرایط اولیه، مراتب را برای اعضای کمیته علمی ارسال می کند. کمیته علمی براساس شاخص های فرم داوری طرح ها را بررسی کرده و در جلسه ای مشترک به جمع بندی می پردازد. معمولا برای توضیح ابعاد مختلف طرح لازم است صاحبان ایده در جلسه ای مجازی یا حضوری به سوالات اعضای کمیته علمی پاسخ دهند که در این صورت مراتب از طریق دبیرخانه به اطلاع صاحبان ایده و یا کسب و کار رسانده می شود. بررسی نهایی پس از پایان زمان مقرر برای ارسال ایده ها، اعضای کمیته علمی نتایج ارزیابی طرح ها را جمع بندی کرده و بر اساس فرم های داوری ایده ها و کسب و کارها را مورد ارزیابی قرار داده و در صورت نیاز به حضور صاحبان ایده و یا توضیحات تکمیلی، مراتب به اطلاع ذینفعان خواهد رسید. صاحبان ایده باید مستندات، نمونه های ساخته شده، گواهی نامه های اخذ شده بابت طرح و نظایر آن را در روز جلسه ارائه نمایند. مصاحبه از جنبه های مختلف به بررسی ایده پرداخته و در نهایت ایده های منتخب به صورت رسمی اعلام شده و در اختیار حامیان و مشاوران جهت طی مراحل بعدی قرار می‌گیرد. اعلام نتایج قبل از برگزاری همایش، لیست ایده های منتخب از طریق سایت به استحضار ذینفعان خواهد رسید. ایده ها و کسب و کارهای برگزیده تمامی صاحبان ایده ها و کسب و کارهای برگزیده برای حضور در همایش دعوت می شوند. در پایان از نفرات منتخب در کسب و کارهای نوآورانه، برای ارائه ای مختصر و پاسخگویی به سوالات حاضرین در همایش دعوت به عمل آید. از آنجا که حفظ اصل محرمانه بودن ایده ها در این همایش در دستور کار قرار دارد در بخش ایده ها تنها صاحبان ایده های برتر معرفی می شوند و جزئیات طرح مطرح نخواهد شد اما کسب و کارهای شکل گرفته می توانند از این فرصت برای جلب حمایت حامیان و معرفی خدمات یا محصولات خود به جامعه هدف استفاده نمایند. دبیر همایش موظف است، از ایفای تعهدات برگزار کنندگان و حامیان در خصوص دریافت جایزه، پرداخت تسهیلات، دریافت خدمات به صاحبان ایده و کسب و کاراطمینان حاصل کرده و تا حد امکان شرایط اعطای آن را برای ایشان تسهیل نماید.